Come condurre una riunione di successo

riunione

Condurre in maniera efficace una riunione è il solo modo per ottenere i risultati ricercati, che tendenzialmente sono:

  • partecipazione dei partecipanti
  • ascolto e condivisione
  • volontà di partecipare alla discussione per raggiungere l’obiettivo comune
  • concentrazione e chiarezza
  • gestione del conflitto
  • rispetto dell’ordine del giorno

Il conduttore deve avere le capacità di mantenere attivo il dialogo, favorendo la partecipazione di tutti ed evitando critiche ed attacchi da parte degli altri membri del gruppo. Deve inoltre evitare che la discussione venga monopolizzata da un solo partecipante e richiamare il parere degli altri con frasi come “A questo punto vorremmo sentire cosa ne pensa..”. Gli interventi dovrebbero essere brevi e inerenti alla questione del giorno, qualora non fosse così spetta proprio al conduttore riportare l’attenzione sul tema focale dell’incontro.
Il disaccordo è fisiologico, l’importante è non arrivare mai ad attacchi personali e cercare sempre spazio per il dialogo e avere la voglia di trovare insieme una soluzione.
Il clima dovrà essere mantenuto entusiasta e partecipativo: se si avvertono più cali di concentrazione e divagazioni, potrebbe essere opportuno proporre una breve pausa.
Una volta ascoltato il parere di tutti sarà bene trarre le conclusioni riepilogando le scelte o proposte emerse dalla riunione.

Ma vediamo ora nel dettaglio le fasi in cui dovrebbe essere condotta una riunione esemplare:
fase di apertura: è il momento iniziale, in cui è bene ricordare il motivo della riunione e ricordare cosa si vuole raggiungere e da chi.
svolgimento: è la fase cruciale, dove si dibattono i temi all’ordine del giorno e si stabiliscono le attività e i ruoli dei partecipanti. In questa fase si stabiliscono gli obiettivi da raggiungere che, per essere realizzabili, dovranno sempre rispondere al parametro SMART (Significativi, Misurabili, Accessibili, Realistici e Tempestivi).
fase di chiusura: è il momento in cui si tirano le somme sull’avvenuto, sui risultati fissati e gli obiettivi raggiunti. In questa fase viene fornito un feedback sulla riunione e si concorda un piano di azione che andrà monitorato nel tempo (mail, chiamate, ecc) al fine di constatare lo stato dei lavori ed evidenziare eventuali criticità.

Al termine della sessione non si dimentichi di stilare un verbale, in cui emerga:

  • chi ha partecipato
  • di cosa si è discusso
  • gli obiettivi futuri
  • le decisioni prese
  • il piano di azione concordato
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